ADMINISTRASI PERKANTORAN
Pelanggan adalah aset perusahaan yang harus dibina, dijaga agar tidak pindah ke perusahaan lain. Kebutuhan adalah barang atau jasa yang harus didapatkan,karena mungkin saja itu menjadi sebagian dari kelangsungan hidupnya.
Kebutuhan pelanggan diantaranya:
1. Produk Fashion
Fashion adalah barang yang mewakili style yang sedang trend dalam kurun waktu tertentu,
Seseorang dikatakan fashionable :
a. dapat meluangkan waktu, pikiran dan uang untuk mendapatkan barang tersebut\
b. dapat mempertinggi immage paritel dan traficc konsumen.
c. tidak sama dengan style yang lain.
Seorang pemerhati mode akan menilai seseorang fashionable apabila :
a. seseoran itu dapat menjadi bahan inspirasi dalam kehidupannya
b. seseorang itu dapat mempertinggi imagge dirinya sendiri
c. seseorang tersebut memungkinkan mengajak orang lain untuk mengikuti fashionnya (yang baik)
Macam-macam produk fashion :
* dress,rompi,blazer,baju olahraga,baju renang,
Read User's Comments(0)
Manajemen Perkantoran
Kantor adalah
setiap tempat yang biasanya dipergunakan untuk melaksanakan pekerjaan
tata usaha atau pekerjaan tulis menulis.
Manajemen perkantoran adalah pengarahan menyeluruh terhadap
aktivitas-aktivitas ketatausahaan dari sebuah kantor untuk mencapai
tujuan dengan cara yang sehemat-hematnya ( seefisien mungkin).
Fungsi-fungsi
kantor yang bersifat kepemerintahan yaitu :
1. Untuk menerima keterangan berupa surat-surat,
warkat-warkat dan lain-lain.
2. Untuk mencatat keterangan
3. Untuk menyusun keterangan : pembukuan, inventarisasi, perbekalan.
4. Untuk memberi keterangan
5. Untuk menjamin barang-barang yang ada di dalam kantor.
2. Untuk mencatat keterangan
3. Untuk menyusun keterangan : pembukuan, inventarisasi, perbekalan.
4. Untuk memberi keterangan
5. Untuk menjamin barang-barang yang ada di dalam kantor.
Fungsi-fungsi kantor
yang bersifat perusahaan
1.
Untuk menerima keterangan berupa surat-surat, warkat-warkat dan
lain-lain.
2. Untuk mencatat keterangan
3. Untuk menyusun keterangan : pembukuan, inventarisasi, perbekalan.
4. Untuk memberi keterangan
5. Untuk menjamin barang-barang yang ada di dalam kantor
6. Melengkapi tujuan pokok perusahaan mis : penyusunan upah, metode pelaksanaan, produktivitas.
7. bentuk pengawasan faktor-faktor produksi.
2. Untuk mencatat keterangan
3. Untuk menyusun keterangan : pembukuan, inventarisasi, perbekalan.
4. Untuk memberi keterangan
5. Untuk menjamin barang-barang yang ada di dalam kantor
6. Melengkapi tujuan pokok perusahaan mis : penyusunan upah, metode pelaksanaan, produktivitas.
7. bentuk pengawasan faktor-faktor produksi.
SEGI-SEGI MANAJEMEN
PERKANTORAN
* Segi Tujuannya
Dalam pembentukan sebuah kantor
sangat penting menilai dan menentukan tujuan kantor.
* Segi Pengorganisasian
Penyusunan tenaga kerja dan pembagian
tugas-tugas tenaga kerja tersebut. Mis : karyawan ® pegawai ® staf ®
manajer
* Segi Kepegawaian
Yang berhubungan dengan
perusahaan tenaga kerja, penempatan, latihan, kenaikan pangkat,dan
pemberhentian tenaga kerja.
*
Segi Metode / prosedur
Suatu
sistem urutan pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan bagaimana, dimana
pekerjaan tersebut dilaksanakan.
* Segi Mesin-Mesin dan Perlengkapan
Mesin-mesin dan semua benda-benda atau barang mati yang
dipergunakan dalam kantor-kantor untuk membantu atau
mempermudahpelaksanaan pekerjaan.
* Segi Lingkungan
Lingkungan
gedung kantor dan kondisi-kondisi fisik dalam gedung.
Tugas seorang manajer kantor adalah
mengawasi kantor untuk mencapai tujuannya dan memberikan
pengarahan-pengarahan kepada para bawahannya.
TUGAS-TUGAS POKOK MANAJER
1. Memberi instruksi untuk melaksanakan pekerjaan.
2. mengawasi pegawai-pegawai dalam melaksanakan tugasnya
3. Melatih pegawai-pegawai untuk melaksanakan tugasnya.
4. mengembangkan metode-metode baru untuk melaksanakan pekerjaan.
2. mengawasi pegawai-pegawai dalam melaksanakan tugasnya
3. Melatih pegawai-pegawai untuk melaksanakan tugasnya.
4. mengembangkan metode-metode baru untuk melaksanakan pekerjaan.
TUGAS MANAJER KANTOR DALAM HUBUNGANNYA DENGAN
BAWAHAN.
1. Mendamaikan
perselisihan-perselisihan bawahan / perorangan .
2. Memelihara disiplin, memberi ujian atau memberi celaan jika perlu.
3. memelihara hubungan antar manusia yang baik dengan bawahan.
4. Jika perlu memberi hutang.
2. Memelihara disiplin, memberi ujian atau memberi celaan jika perlu.
3. memelihara hubungan antar manusia yang baik dengan bawahan.
4. Jika perlu memberi hutang.
TUGAS MANAJER
KANTOR DALAM HUBUNGANNYA DENGAN ATASAN
1. Menerima tanggung jawab atas pekerjaan kantor dengan para
atasan
2. Bekerja sama dengan pengawas-pengawas lainnya
3. Mengijinkan dan menolak permintaan para pegawai.
4. Melaksanakan kebijaksanaan-kebijaksanaan terhadap lingkunagn kantor.
2. Bekerja sama dengan pengawas-pengawas lainnya
3. Mengijinkan dan menolak permintaan para pegawai.
4. Melaksanakan kebijaksanaan-kebijaksanaan terhadap lingkunagn kantor.
LINGKUNGAN KANTOR
Lingkungan kantor terdiri dari gedung
kantornya, perkakas atau perabot, tata ruang kantor, dan
kondisi-kondisi fisik dari kantor tersebut dimana pegawai-pegawai
melaksanakan pekerjaan.
Kondisi-kondisi
fisik disini maksudnya adalah kondisi diluar gedung mis : puskesmas,
kantin dan lain sebagainya.
SYARAT-SYARAT
PENDIRIAN KANTOR
1. Letak :
Dekat dengan pengangkutan, fasilitas-fasilitas bank, kantor pos, pasar,
rumah makan dan konsumen.
2. Kepatutan : Ukuran luas atau besarnya gedung kantor dan lahanya kalau bisa luas.
3. Pertimbangan-pertimbangan tentang biaya : Biaya pemeliharaan, biaya penggantian-penggantian dari gedung lama.
4. Faktor-faktor fisik : Eskalator, lif, alat pemanas, dan penerangan.
2. Kepatutan : Ukuran luas atau besarnya gedung kantor dan lahanya kalau bisa luas.
3. Pertimbangan-pertimbangan tentang biaya : Biaya pemeliharaan, biaya penggantian-penggantian dari gedung lama.
4. Faktor-faktor fisik : Eskalator, lif, alat pemanas, dan penerangan.
KEUNTUNGAN-KEUNTUNGAN PERUSAHAAN JIKA DIDIRIKAN
SESUAI DENGAN SYARAT.
1. Biaya
biaya gedung yang lebih murah.
2. Udara yang lebih bersih dan biaya pemeliharaan yang lebih murah.
3. Fasilitas-fasilitas pengangkutan yang lebih baik.
4. Ruang dapat diperluas.
2. Udara yang lebih bersih dan biaya pemeliharaan yang lebih murah.
3. Fasilitas-fasilitas pengangkutan yang lebih baik.
4. Ruang dapat diperluas.
KANTOR YANG BERSIFAT TERBUKA
Terbuka disini maksudnya suatu ruangan yang
terbesar dimana beberapa seksi saling kerjasama sehingga bisa saling
mengikat.
KEUNTUNGAN KANTOR
BERSIFAT TERBUKA
1. Pengawasan
yang bisa dipantau dalam satu ruang.
2. Penghematan dalam luas pantai
3. Penempatan dan pengguruan mesin-pmesin dan perlengkapan yang baik.
4. Penghematan dalam penerangan.
2. Penghematan dalam luas pantai
3. Penempatan dan pengguruan mesin-pmesin dan perlengkapan yang baik.
4. Penghematan dalam penerangan.
KERUGIAN KANTOR TERBUKA
1. Suasana yang ada tidak berhubungan dengan orang
perorangan.
2. Suasana gaduh ( berisik)
3. Mendorong kondisi-konsdisi yang ramai
4. Bingung karena teman-teman atau tamu-tamu
2. Suasana gaduh ( berisik)
3. Mendorong kondisi-konsdisi yang ramai
4. Bingung karena teman-teman atau tamu-tamu
PERABOT-PERABOT
KANTOR
Di dalam membeli
perabot-perabot kantor harus diperhitungkan faktor-faktor berikut :
1. Harus menghemat ruang lantai
2. harus fungsionir dengan pekerjaan yang dilakukan
3. Tidak begitu berat agar mudah dipindah-pindahkan
4. Perabot itu sebaiknya berupa logam-logam agar terhindar dari bahaya-bahaya kebakaran.
2. harus fungsionir dengan pekerjaan yang dilakukan
3. Tidak begitu berat agar mudah dipindah-pindahkan
4. Perabot itu sebaiknya berupa logam-logam agar terhindar dari bahaya-bahaya kebakaran.
PROSEDUR-PROSEDUR PEKERJAAN
PERKANTORAN.
Prosedur
perkantoran adalah sistem-sistem perkantoran atau urutan-urutan dari
pada langkah-langkah pelaksanaan –pelaksanaan pekerjaan kantor di dalam
mana pekerjaan itu dilakukan dan berhubungan dengan apa yang dilakukan,
bagaimana melakukannya dimana dan siapa yang melakukannya.
Pentinganya sistem perkantoran karena
:
1. Membuat pekerjaan kantor
menjadi lebih lancar
2. memberikan pengawasan yang lebih baik melalui pengarahan.
3. Membuat koordinasi yang lebih baik diantara bagian-bagian yang berbeda.
4. Dalam melaksanakan pekerjaan dengan formulir-formulir perkantoran dan alat-alat pekerjaan tata usaha yang sangat penting
2. memberikan pengawasan yang lebih baik melalui pengarahan.
3. Membuat koordinasi yang lebih baik diantara bagian-bagian yang berbeda.
4. Dalam melaksanakan pekerjaan dengan formulir-formulir perkantoran dan alat-alat pekerjaan tata usaha yang sangat penting
PRINSIP-PRINSIP
PADA SISTEM PERKANTORAN
1.
Sistem-sistem perkantoran hendaknya sederhana sehingga mempermudah
pengawasan.
2. Spesialisasi hendaknya dipergunakan sebaik-baiknya.
3. mencegah kekembaran pekerjaan terutama pada formulir-formulir.
4. Sistem-sistem hendaknya flekdsibel dan dapat disesuaikan dengan kondisi-kondisi yang berubah.
5. Pembagian tugas-tugas yang tepat.
6. Penggunaan mesin-mesin perkantoran yang sebaik-baiknya.
7. Pekerjaan tata usaha harus diselenggarakan sampai yang seminim-minimnya.
2. Spesialisasi hendaknya dipergunakan sebaik-baiknya.
3. mencegah kekembaran pekerjaan terutama pada formulir-formulir.
4. Sistem-sistem hendaknya flekdsibel dan dapat disesuaikan dengan kondisi-kondisi yang berubah.
5. Pembagian tugas-tugas yang tepat.
6. Penggunaan mesin-mesin perkantoran yang sebaik-baiknya.
7. Pekerjaan tata usaha harus diselenggarakan sampai yang seminim-minimnya.
BUKU PEDOMAN KANTOR SEBAGAI BUKU
PEDOMAN PEKERJAAN.
Buku
pedoman kantor memuat antara lain :
1. Garis-garis besar organisasi yanitu tugas-tugas tiap-tiap
jabatan.
2. Metode-metode yang berhubungan dengan pekerjaan.
3. Formulir-formulir yang digunakan dengan cara penggunaanya.
4. Instruksi-instruksi tentang bagaimana menggunakan buku pedoman tersebut.
2. Metode-metode yang berhubungan dengan pekerjaan.
3. Formulir-formulir yang digunakan dengan cara penggunaanya.
4. Instruksi-instruksi tentang bagaimana menggunakan buku pedoman tersebut.
KEUNTUNGAN BUKU PEDOMAN KANTOR
1. Buku pedoman kantor
mempermudah pengawasan
2. Buku pedoman kantor membantu pembagian pekerjaan yang adil.
3. Buku pedoman kantor membantu dalam latihan pegawai-pegawai.
2. Buku pedoman kantor membantu pembagian pekerjaan yang adil.
3. Buku pedoman kantor membantu dalam latihan pegawai-pegawai.
KERUGIAN-KERUGIAN
PENGGUNAAN BUKU PEDOMAN KANTOR.
1. Prosedur-prosedur tidak lebih baik dari prosdur-prosedur yang
tertulis.
2. Isi pekerjaan pada jabatan-jabatan selalu berubah.
3. Menyiapkan buku pedoman memakan waktu yang lama dan sering tidak berlaku lagi.
4. Buku pedoman kantor dapat mematikan inisiatif pegawai-pegawai.
2. Isi pekerjaan pada jabatan-jabatan selalu berubah.
3. Menyiapkan buku pedoman memakan waktu yang lama dan sering tidak berlaku lagi.
4. Buku pedoman kantor dapat mematikan inisiatif pegawai-pegawai.
BAGAN-BAGAN
PEKERJAAN
Tujuan bagan
pekerjaan adalah untuk melukiskan suatu sistem atau aliran pekerjaan
dalam suatu cara yang sederhana sehingga dapat dengan mudah dimengerti.
MACAM-MACAM BAGAN PEKERJAAN
1. Bagan analisa pekerjaan
2. Bagan aliran dan distribusi pekerjaan
3. Bagan diagram digerakkan
4. bagan operasi
2. Bagan aliran dan distribusi pekerjaan
3. Bagan diagram digerakkan
4. bagan operasi
TUJUAN DARI
BAGAN-BAGAN
1. Bertujuan untuk
membuat ikhtisar ikhtisar tentang pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan.
2. Memberikan urutan dan waktu-waktu yang dipergunakan untuk masing-masing pelaksanaan pekerjaan.
3. Untuk menunjukan bagaimana formulir –formulir perkantoran berpindah dari satu bagan ke bagan lain.
4. Untuk menunjukan penggunaan mesin dan orang yang menggunakan mesin-mesin tersebut.
2. Memberikan urutan dan waktu-waktu yang dipergunakan untuk masing-masing pelaksanaan pekerjaan.
3. Untuk menunjukan bagaimana formulir –formulir perkantoran berpindah dari satu bagan ke bagan lain.
4. Untuk menunjukan penggunaan mesin dan orang yang menggunakan mesin-mesin tersebut.
PENGORGANISASIAN
KANTOR
Organisasi adalah wadah
sekelompok norang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan.
Alasan-alasan pendirian organisasi
kantor yaitu :
1. Organisasi
mengandung delegasi dari pada tugas-tugasnya
2. Organisasi mempengaruhi koordinasi
3. Organisasi menentukan tanggung jawab dari jabatan-jabatan perorangan
4. Organisasi mempengaruhi motivasi dan semangat kerja para pegawai.
2. Organisasi mempengaruhi koordinasi
3. Organisasi menentukan tanggung jawab dari jabatan-jabatan perorangan
4. Organisasi mempengaruhi motivasi dan semangat kerja para pegawai.
PRINSIP-PRINSIP
ORGANISASI KANTOR
1. Harus
ada garis-garis otoritas yang jelas dari bagian puncak sampai bagian
yang terbawah.
2. Otoritas harus dihubungkan dengan tanggung jawab
3. Pengawasan pusat dan desentralisasi yang maksimum
4. Menjamin adanya garis-garis komunikasi yang baik secara mendatar maupun vertikal.
2. Otoritas harus dihubungkan dengan tanggung jawab
3. Pengawasan pusat dan desentralisasi yang maksimum
4. Menjamin adanya garis-garis komunikasi yang baik secara mendatar maupun vertikal.
Sentralisasi adalah titik berat pada
pengawasan dari pusat yang dinyatakan dengan instruksi-instruksi secara
terperinci dari kantor pusat mengenai pekerjaan-pekerjaan yang
terpusat.
Desentralisasi
adalah pekerjaan –pekerjaan yang dilakukan dalam unit-unit atau
bagian-bagian . keduanya harus dikerjakan.
KEUNTUNGAN DARI SISTEM SENTRALISI
1. Pengawasan administrasi yang lebih baik.
2. Pengawasan dapat sesuai dengan standart
3. Fleksibilitas yang lebih besar dalam penggunaan tenaga kerja.
4. Beban-beban maksimum dapat dikendalikan dengan mudah.
2. Pengawasan dapat sesuai dengan standart
3. Fleksibilitas yang lebih besar dalam penggunaan tenaga kerja.
4. Beban-beban maksimum dapat dikendalikan dengan mudah.
KERUGIAN
DARI SISTEM SENTRALISASI
1.
Pengawasan yang terlalu ketat dapat mengakibatkan pegawai tidak
mempunyai motivasi
2. Adanya birokrasi yang panjang.
3. Pengawasan yang terlalu jauh adalah tidak baik.
2. Adanya birokrasi yang panjang.
3. Pengawasan yang terlalu jauh adalah tidak baik.
PEDOMAN-PEDOMAN TENTAN TUJUAN ORGANISASI
1. Perumusan tentang tujuan organisasi secara
jelas. Tujuan harus diketahui secara pasti, harus dirum,uskan dengan
jelas dan secara tertulis.
2.
Pemeliharaan kesatuan tujuan organisasi . Setiap organisasi sebagai
suatu kebulatan dan masing-masing satuan dalam lingkungan harus mengarah
kepada tercapainya tujuan organisasi yang tunggal
3. Pengutamaan tujuan organisasi Tujuan organisasi
harus diutamakan dari tujuan pribadi masing-masing anggota organisasi
tersebut.
BAGAN ORGANISASI
Bagan organisasi adalah suatu
upaya dengan tulisan atau lisan untuk menunjukan tingkatan organisasi.
Menurut Keith Davis ada 6 bentuk
struktur organisasi yaitu :
1.
Bentuk Vertikal
2. Bentuk horizontal
3. Bentuk circular
4. Bentuk semi Sircular
5. Bentuk Elliptical
6. Bentuk Invented Piramid ( Piramida terbalik)
2. Bentuk horizontal
3. Bentuk circular
4. Bentuk semi Sircular
5. Bentuk Elliptical
6. Bentuk Invented Piramid ( Piramida terbalik)
TIPE-TIPE
ORGANISASI
Tipe organisasi
ada 4 macam yaitu :
1. Tipe
organisasi garis atau line yaitu bentuk / struktur organisasi yang
paling tua dan paling sederhana diciptakan oleh Henry Fayol.
Ciri-ciri tipe organisasi garis ini
adalah
o Organisasi masih
kecil
o Jumlah karyawan
sedikit
o Spesialisasi kerja
masih kecil
Keuntungannya
adalah :
o Mudah dimengerti
dan dilaksanakan
o Ada bagian
kekuasaan dan tanggung jawab yang jelas
o Merupakan jenis organisasi yang stabil
o Proses pengambilan keputusan
berjalan dengan cepat
o
Solidaritas karyawan yang tinggi karenan saling mengenal
Kerugiannya adalah :
o Seluruh orang terlalu bergantung
pada satu orang
o Bersifat
otokratis dan dapat menjadi diktatoris
o Kesempatan karyawan untuk berkembang sangat terbatas
o Sulit dilaksanakan dalam suatu
organisasi yang besar
1. Tipe
organisasi Fungsional
Tipe ini
diciptakan oleh F.W.Taylor . Dalam tipe ini ada pimpinan yang mempunyai
bawahan yang jelas sebab setiap atasan berwenang memberi komando kepada
setiap bawahan sepanjang ada hubungannya dengan fungsi atasan tersebut.
Keuntungan Tipe ini adalah :
o Dapat diperolejh manfaat yang
sebesar-besarnya dari para ahli
o Ada koordinasi yang baik
o Memudahkan dalam pengawasan
Kerugian tipe ini adalah :
o Banyak mengeluarkan biaya tambahan
o Kekembaran kekuasaan dapat menimbulkan
perselisihan / konflik
o
Pandangan para pekerja yang merasa terlalu banyak atasan.
1. Tipe organisasi Garis dan Staf
Tipe ini merupakan gabungan dari
tipe garis dan fungsional, sehingga menyebar struktur orgasnisasi
tersebut.
2. Tipe Organisasi
Fungsional dan Staf
Tipe ini
adalah perpaduan antara tipe orrganisasi garis, fungsional dan staf.
Langganan:
Postingan (Atom)